Quali sono le criticità più comuni incontrate dalle aziende in materia di Fatturazione Elettronica? In questo articolo cerchiamo di fare un po’ di chiarezza.

La fatturazione elettronica obbligatoria è entrata in vigore dal 1° gennaio 2019.
Questo ha rappresentato solo l’inizio: dal primo gennaio infatti ha preso avvio la fatturazione elettronica anche per il mercato Business to Business (B2B); come conseguenza è diventato obbligo di legge l’emissione, la trasmissione e la conservazione delle fatture in formato digitale per tutti i soggetti residenti in Italia.
Questa novità ha rappresentato una svolta nella contabilità delle aziende italiane: svolta che è stata ricevuta con un certo grado di ansie e preoccupazioni, data la necessità di adeguamento normativo.

La misura, precedentemente adottata solo per i rapporti tra aziende e PA, tramite l’estensione al mercato B2B coinvolgerebbe un volume di oltre un miliardo di fatture l’anno. 
Questo cambio di paradigma ha messo a dura prova le organizzazioni aziendali, sopratutto quelle ancora impanate da strutture e metodologie vecchie e obsolete: molte imprese infatti, si sono ritrovate improvvisamente a dover ripensare i cicli aziendali, abbracciando il processo di trasformazione digitale già in atto in quelle organizzazioni già preparate da una progressiva digitalizzazione dell’operatività.

In linea generale, la fatturazione elettronica ha creato non pochi disagi e problematiche alle aziende italiane. Secondo uno studio condotto dal Sole24Ore, circa il 60% delle aziende colpite dall’adeguamento normativo avrebbero riscontrato problemi con l’emissione delle fatture elettroniche. Nella maggior parte dei casi, la natura di questi problemi è da rintracciare in una mancata preparazione degli operatori coinvolti, scarsa informazione sulle procedure o mancanza di metodologie condivise, piuttosto che delle infrastrutture tecnologiche coinvolte.

Che si utilizzi un processo automatizzato (ad esempio tramite un software gestionale ERP), o attraverso gli strumenti messi a disposizione da Agenzia delle Entrate, obiettivo di questo articolo è tentare di fare chiarezza (e possibilmente risolvere) le problematiche più comuni riguardanti la fatturazione elettronica.

Fatturazione elettronica: i problemi più comuni

Le fatture elettroniche comprendono le stesse informazioni contenute nelle loro antenate cartacee: ciò che rende sostanzialmente diverse è il modo in cui i contenuti della fattura vengono scritti e trasmessi; vengono infatti compilate in linguaggio XML (Xtensible Markup Language), un particolare tipo di codice che contiene specifiche regole di sintassi utili alla validazione del documento.

Le fatture in formato XML, l’unico formalmente valido e accettato da Agenzia delle Entrate, devono essere anzitutto firmate elettronicamente per garantirne l’autenticità e successivamente essere inviate al destinatario utilizzando il sistema di Interscambio (SdI).

Questa piattaforma non solo rappresenta l’unica via obbligatoria di transito per le fatture di clienti e fornitori, ma ha altresì funzione informativa per il mittente sull’esito delle operazioni, lo stato di accettazione e ricezione o gli eventuali problemi riscontrati in caso la fattura sia stata scartata dal sistema.

Se hai ricevuto dei messaggi di errori relativi allo scarto di una fattura da parte del Sistema di Interscambio, ti riportiamo di seguito le cause più comuni e ricorrenti per cui una fattura elettronica può venire rifiutata:
– Il file non è conforme alle specifiche richieste dal sistema;
– i dati sono incompleti o non validi;
– invio duplicato della fattura elettronica;

Nel primo caso, il problema riscontrato nella fattura è di natura squisitamente tecnica. In questi casi è bene assicurare che il formato sia adeguato, che il file non si sia corrotto per qualunque ragione prima dell’invio e che la fattura sia leggibile dai programmi per la visualizzazione.

In tutti quei casi in cui il documento viene rifiutato per anomalie presenti nella compilazione, l’unica soluzione è quella di controllare e correggere i campi incriminati. Solitamente, la maggior parte delle imprecisioni o inesattezze riscontrate nelle fatture elettroniche riguardano errori di compilazione, come indirizzi e partite Iva non correttamente riportate.

Un’altro motivo che potrebbe pregiudicare la ricezione dei file da parte del sistema sistema potrebbe essere l’uso improprio di caratteri speciali (è bene prestare attenzione ad eventuali apostrofi e accenti contenuti nella fattura) o la mancanza del preciso Riferimento Normativo riguardante la Natura del Codice Iva.
I casi di duplicazione degli invii nella maggior parte dei casi riguardano utenti incerti, spesso non convinti di aver inviato correttamente una fattura al primo invio e inviandone una formalmente uguale subito dopo.

E’ bene ricordare che oltre alla fattura elettronica è diventato obbligatoria anche la cosiddetta ‘conservazione sostitutiva’: con questo termine di si riferisce all’archiviazione dei documenti digitali nei modi specificati dai termini di legge.


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